Багато невеликих компаній для ведення бухгалтерії не наймають власного бухгалтера, а передають цю функцію на аутсорсинг спеціалізованій фірмі. Якщо підрядник обраний правильно, то це економить час, нерви і гроші. Але якщо ви помилилися у виборі, то це може спричинити проблеми.

I. Яка технологія обслуговування клієнта

У багатьох аутсорсингових компаніях часто всю роботу з компанією-клієнтом веде одна-єдина людина. Приймає «первинку» у клієнта, вводить її і сам себе перевіряє, вважає зарплату, готує кадрові накази, формує і здає звітність. Такий собі «універсал вісімдесятого рівня». Зрозуміло, що працюючих бізнес-процесів, що забезпечують прийнятні стандарти якості, при такому підході створити не вийде.

1. В які терміни, хто і як буде приймати у вас первинні документи?
2. В які терміни і ким ці документи будуть оброблятися?
3. Коли потрібно буде надавати дані для розрахунку сум авансу і заробітної плати?
4. Хто і в який день буде погоджувати з вами звітність і суми відрахувань до бюджету?
5. До кого можна звертатися з яких питань і за допомогою?

Якщо аутсорсер (сайт тут)зможе для вас формувати такі графіки на кожен місяць, і ви будете знати відповіді на ці питання – прекрасно! Якщо ж ні – задумайтеся, як він збирається забезпечувати своєчасність виконання всіх робіт?

Якщо не отримати відповіді на наведені вище питання, з високою часткою ймовірності можна прогнозувати, що ваша «первинка» буде втрачатися, зарплата виплачуватися із запізненням, а бухгалтер аутсорсер буде підносити не дуже приємні «сюрпризи». Наприклад, одного прекрасного ранку вам повідомлять суму податку до сплати, до якої ні ви, ні залишок на вашому розрахунковому рахунку, не готові. Як наслідок – штрафи, пені за прострочення і неприємні розгляди з податковим органом або з пенсійним фондом.

II. Який ступінь відповідальності аутсорсера

Чудово, якщо підрядник бере на себе ризики, пов’язані з оплатою можливих штрафних санкцій, які сталися з його вини. І те, що він готовий компенсувати вам витрати за свої помилки, обов’язково має бути зафіксовано в договорі. На практиці це означає, що замовник має справу з високопрофесійними фахівцями, які працюють за певною технологією, які свідомо беруть на себе такі ризики – щоб клієнт був упевнений в якості їх роботи.

III. Де буде знаходитися інформаційна база клієнта

Якщо вам дадуть відповідь, що вона буде перебувати в комп’ютері бухгалтера або в мережі компанії-аутсорсера, то це означає, що – як мінімум – у вас не буде оперативного доступу до бази і контролю реальної роботи аутсорсера.

Якщо компанія без додаткових прохань і запитань з боку замовника надає йому доступ до бази, то це може вважатися певним «знаком якості» і ознакою надійності.