Коли намічається грандіозний, масовий захід, пов’язаний з певною тематикою, потрібно взяти в оренду відповідне приміщення. Воно повинно бути добре відремонтованим, містити необхідну звукове та світлове обладнання та бути недалеко від транспортної розв’язки.

Компанія https://leoland.ua/leoland/ivent-khol, що пропонує послуги «оренда конференц-залу» надасть кращі варіанти до розгляду в центрі міста, недалеко від станції метро. Але перш ніж укладати договір про орендування, потрібно визначитися з деякими параметрами, що допомагають правильно організувати намічену подію.

Установка дати

Важливо подію проводити найоптимальнішого числа. Про цей момент багато хто не думають заздалегідь. Але потім вони розуміють свою помилку, коли гостей приходить на симпозіум дуже мало. Перше, про що потрібно дізнатися – це про презентацію конференцій своїх «конкурентів». Особливо це важливо, якщо тематика заходів однакова. Краще перенести свою подію на кілька днів раніше. Це допоможе провести презентацію для більшої аудиторії.

Перелік гостей

Коли тема заходу стала точно встановленою і була визначена дата проведення, потрібно зрозуміти які по місткості конференц-зали варто розглядати. Для цього складається список учасників і розсилаються їм запрошення.

Орендовані зали можуть вміщати від 30 до 300 осіб. Тому потрібно точно визначити число присутніх. За кілька днів до конференції буде потрібно обдзвонити всіх учасників, дізнатися не змінилися у них плани, чи будуть вони брати участь у зустрічі. Це може значно вплинути на вибір залу з кількістю посадкових місць. Крім цього обов’язково потрібно залишити кілька вільних місць в резерві. Дуже часто трапляється, що гість передумав і вирішив відвідати призначену подію.

Також важливо дізнатися скільки людина прибуде на особистому транспорті, а скільки – буде іногородніх. Від цього залежить вибір залу з місцями для паркування певної кількості і з урахуванням транспортних розв’язок для гостей столиці. Також для таких учасників може знадобитися трансфер або точний план по знаходженню місця зустрічі.

Тематика заходу

Компанія, що надає найкращі конференц-зали в центрі міста, пропонує вибрати приміщення по своїх потребах. Для того щоб зробити правильний вибір, потрібно знати на який зал варто звернути увагу.

Бізнес-зустріч

Часто потрібно справити враження на партнерів і при цьому провести ділові збори в певному приміщенні. Для цього потрібно вибирати невелике за розмірами місце, в якому є спеціальний стіл, що дозволяє партнерам по бізнесу розташуватися навпроти один одного. Конструкція може бути круглою або квадратною – за бажанням замовника.

Корпоратив

Збори співробітників необхідно проводити в менш офіційній атмосфері. Можна вибрати зал з зручними кріслами і диванами замість стільців. Також варто звернути увагу на оформлення. Це може бути затишне приміщення з великим числом зелених рослин у вазонах.

Як правильно організувати кейтеринг

У перервах важливо гостей добре пригостити смачними стравами та напоями. Кожен замовник може замовити цю послугу, найняти додатковий персонал з обслуговування та визначитися з меню. Є кілька видів кейтерингу:

1. фуршет,
2. банкет,
3. кава-брейк,
4. шведський стіл,
5. барбекю.

Це може бути звичайна роздача напоїв, кави або канапе, або масовий захід з великою кількістю страв. Варто враховувати, що від цього змінюється вартість. Тому перед організацією перекусів, потрібно визначитися з бюджетом на цю частину події.

Можна організувати кілька підходів до столу для симпозіумів або тренінгів, на яких є багато запрошених осіб. Гості діляться на кілька груп і харчуються по черзі. Цим можна уникнути зайвого освіту скупчення людей біля столів.

Підсумки

Звернувшись в надійну компанію, яка надає в оренду свої зали, додаткове обладнання та послуги обслуговуючого персоналу, кейтерингу, можна бути впевненим, що запланована конференція матиме успіх.