Вопрос встречи и сопровождения делегаций обсуждался 15 августа во время совещания с руководителями ответственных управлений и отделов облгосадминистрации под председательством заместителя председателя облгосадминистрации Григория Деруна.

Как отметил Г. Дерун на торжественные мероприятия, посвященные празднованию Дня независимости Украины, Винниччина принимать 12 иностранных делегаций. Гостями торжеств станут представители из Сьвентокшиского и Лодзинского воеводств Республики Польша, две делегации из Свердловской и делегация из Белгородской областей Российской Федерации. Также участниками станут делегации из Ясского уезда Румынии, район Сороки и Окница, район Флорешты и Дондушень Республики Молдова, с Рыбницкого и Каменского районов Приднестровья, а также миссия Европейского союза по приграничной помощи Молдове и Украине (EUBAM). Г. Дерун дал задание руководителям районов определиться с объектами, которые будут представлены гостям, особо отметил показе достижений региона.

Начальник отдела внешних связей и промоции областного совета Владимир Мережко проинформировал присутствующих с планом встреч и пребывания делегаций в области, ознакомление с местами поселения и времени пребывания делегаций.