Переведення документів в електронний формат – один із найефективніших варіантів оптимізації документообігу. Перехід на електронний документообіг торкається багатьох сфер суспільного життя. Тому з кожним роком все більше послуг можна отримати в електронному вигляді.

Нині суспільство та бізнес визнають переваги переходу на електронний документообіг (ЕДО), поступово відходячи від звичного для всіх паперового документообігу та роблять вибір на користь електронного. Тим самим вони заощаджують як матеріальні, так і часові ресурси, пов'язані з щоденним оформленням документів. У статті обговоримо переваги електронного документообігу.

Основні переваги електронного документообігу

Використання електронного кадрового документообігу наочно демонструє його переваги перед звичними паперовими документами.

Основними перевагами ЕДО є:

1. скорочення помилок через людський фактор завдяки застосуванню технічних засобів контролю;
2. можливість використовувати електронні документи (так само як і паперові) під час проходження інспекційних перевірок для підтвердження певних юридичних фактів та пред'явлення як докази при виникненні  різних спорів;
3. прозорість узгодження, затвердження та ознайомлення з документом при ЕДО, скорочення часу на зазначені процедури. Це особливо важливо, коли документ мають узгодити відразу кількох посадових осіб, щоб він з якихось причин не «застряг» на будь-якій стадії;
4. підвищення безпеки даних, мінімізація ризику підробки документа. Такий ефект досягається завдяки тому, що електронні документи підписують електронними підписами, які мають потрібний рівень захисту;
5. відсутність необхідності видруковувати, підписувати, підшивати та зберігати паперові документи під час переходу на ЕДО. Як наслідок, скорочуються не тільки трудовитрати на всі ці операції, а й витрати на папір, вміст принтерів, зникає потреба зберігати великий обсяг паперових документів; скорочення кількості часу для пошуку необхідного документа.

Система дозволяє знайти потрібний електронний документ за секунди, у той час, як пошук потрібного паперового документа потребує набагато більше часу.

Якщо виникає потреба у паперовій копії документів, її легко видрукувати із системи. Крім того, на копії легко ставиться QR-код, який легко пов'язує паперову копію з файлами в базі даних. У будь-якому випадку перехід потребує часу, але це того варте.