Ні для кого не секрет, що електронна пошта є найпоширенішим засобом комунікації в сучасних організаціях. Проте останнє дослідження компанії InfoWatch показує, що більшість фірм недостатньо серйозно підходить до управління корпоративною кореспонденцією, особливо до архівування та збереження пошти. Тим часом респонденти прекрасно розуміють, яка вигода від ефективного управління життєвим циклом електронних листів. Більш того, вони збираються активно впроваджувати відповідні рішення вже в найближчі два-три роки.

Особливо гостро проблема управління поштою, архивирование почты та збереження стоїть на великих підприємствах. Щоденний обсяг кореспонденції в держструктурах і великих корпораціях може становити десятки і сотні гігабайт. Всі ці повідомлення накопичуються в поштових клієнтах службовців. Коли локальні папки переповнюються, персоналу доводиться самостійно розбиратися з виниклим уповільненням роботи. Якщо керівництво не подбає про централізований вирішенні для архівації та складування пошти, то працівники можуть просто видалити «зайві» повідомлення. В результаті компанія ризикує втратити досить цінні листи і контакти. Крім того, службовці можуть спробувати самостійно вивантажити стару пошту в архів, записати її на компакт-диск, а потім віднести додому або залишити в столі. Очевидно, що це загрожує витоком конфіденційної інформації з усіма наслідками, що випливають звідси наслідками.

На думку аналітичного центру InfoWatch, в області збору та зберігання корпоративної кореспонденції наші компанії сьогодні все ще знаходяться в «кам'яному столітті». Причому ніякі перешкоди на шляху впровадження спеціалізованих засобів не можуть служити достатньою підставою для того, щоб покласти обов'язки по створенню корпоративних архівів на офісних службовців або взагалі спробувати закрити на проблему очі. Очевидно, що з ростом інформатизації вітчизняних організацій накопичення і збереження електронних повідомлень буде ставати все більш важливим завданням. Так чи інакше вирішувати цю проблему доведеться кожної організації.