Печатка - це інструмент в бізнесі і житті будь-якої людини. Коли ми йдемо в державну організацію, то обов'язково чекаємо на документі, щоб нам поставили печатку або штамп. Це приносить нам спокій, що не просто папір у нас в руках.

Рішення ділових питань з глибокої давнини стали підтверджуватися печатками. Правителі для цієї мети використовували персні, які занурювали в сургуч або віск. Сьогодні кліше, замовити які можна на сайті ikirov.ru, виготовляють з гуми, металу або полімеру.

Цивільне законодавство не містить визначення печатки, а в ДСТУ вказано наступне:

1. печатка - пристрій, що містить кліше печатки для нанесення відбитків на папір;
2. кліше печатки - елемент , що містить дзеркальне відображення відбитка печатки.

Різниця між ними: перша служить для підтвердження автентичності, для підтвердження факту створення документа (його створення, підписання), а другий - для заміни повторюваних написів ( «оплачено» або «копія вірна», гриф «секретно»).

Фірми, які відповідально підходять до справи, пишуть інструкції ведення документообігу із зазначенням переліку штампів і печаток, місць їх зберігання, списку співробітників, які можуть ними користуватися, списку документів, що вимагають проставлення відбитка. Відбиток кліше на порожніх аркушах ставити небезпечно.

Які вимоги до печатки

Печатки за призначенням поділяються на основні та допоміжні. Відбиток основної запевняє автентичність документів, повинен відповідати назві, зазначеній в установчих документах організації.

Організаціям дозволяється мати додаткові (допоміжні) печатки.

Організації можуть мати допоміжні (додаткові) друку - вони відтворюють найменування організації, її структурний підрозділ і вид. В цьому випадку кліше має додатковий напис: «Канцелярія», «Відділ кадрів», «Для довідок» і містити всі реквізити основної.

Яким повинен бути відбиток

На 2021 рік офіційні вимоги не встановлені. У період з 1998 по 2005 рік існував офіційний реєстр для ІП і юросіб, який ФНС визнала нелегітимним. Але вимоги до зовнішнього вигляду відбитків і штампів з розпорядження мера компанії по їх виробництву враховують досі.

Правила стосувалися 3 основних видів кліше:

• трикутного (сторона 38-42 мм),
• прямокутного (одна сторона 35-50, друга - 70-100 мм) і
• круглого (діаметр 38-42 мм).

Можна додати іноземний варіант назви організації, логотип, власний торговий знак або знак обслуговування, фотографії, малюнки. 

Для виготовлення кліше і оснащення до нього потрібно звернутися в спеціалізовану організацію, для зниження ризику підробки, потрібно замовляти кліше із захистом:

1. гільошірні сітки (орнамент у вигляді густої мережі фігурних ліній), що мають товщину не більше 0,1 мм;
2. спеціальні контрольні, хімічні або УФ-мітки;
3. багатобарвність флеш-технології;
4. лазерне гравірування малюнків, фотографій;
5. приховані зображення;
6. двовимірний штрих-код стандарту Data-Matrix.

У КК України встановлена відповідальність за підробку документів і штампів до 2 років позбавлення волі. Герб України мають право розміщувати тільки певні представники держустанов. Решту штрафують на суму від 100 до 150 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Вигідніше і простіше мати печатку, ніж доводити постійно, чому її немає.

Якщо ділові папери потрібно захистити надійним способом, в цьому може допомогти використання електронно-цифрового підпису. Останнім часом все більше організацій переходять на технологію, яка замінює звичайну підпис і печатку. Електронний документообіг все більше замінює паперовий, тому сфера застосування ЕЦП буде істотно розширюватися.