Керівники малих компаній на старті часто використовують примітивні інструменти ведення справ, такі як таблиці Excel. Згодом стає зрозуміло, що обсяг та складність бухгалтерської звітності, внутрішньої документації, клієнтських баз та проектних документів постійно зростають. Використання таблиць стає незручним. Природним кроком для будь-якої компанії, що знаходиться на стадії розвитку, є автоматизація бізнес-процесів через перехід до CRM та ERP-систем. Перед впровадженням програмного забезпечення важливо чітко визначити, які цілі ви ставите перед ним, і який функціонал ви плануєте використати.

Перш ніж вибрати програму для вашого бізнесу, необхідно розібратися у відмінностях між ERP та CRM. Ми надаємо вам статтю з порівнянням цих двох систем, виявляючи відмінності у функціоналі, швидкості впровадження та зручності використання.

Що таке ERP та CRM системи?

ERP та CRM системи є невід’ємною частиною сучасного бізнесу, що ефективно справляється з управлінням різними аспектами компанії. Разом вони утворюють цифрову основу, автоматизуючи робочі процеси, структуруючи документообіг, керуючи проектами, укладаючи угоди та підтримуючи взаємодію між командами. Вони також здатні стежити за фінансовим становищем підприємства, аналізувати та контролювати ключові показники ефективності, а також проводити планування та бюджетування.

У контексті сучасних вимог кожен відділ компанії має свої унікальні потреби у ПЗ: від ведення клієнтської бази та формування рахунків до складського обліку та управління проектами. Серед різноманітності програм виділяються багатофункціональні системи з модулями та розширеннями, призначеними для роботи у різних сферах. CRM та ERP стають основою для управління бізнесом, поєднуючи велику частину процесів та персоналу в єдиній системі.

Важливо розуміти, що між ERP та CRM існують суттєві відмінності, і вони призначені для різних типів організацій. Концептуально вони мають різні цілі та функціонал, що робить їх незрівнянними. Неможливо однозначно визначити, яка із систем краще, але можна точно виявити, якої з них компанія на даний момент найбільше потребує.

Особливості використання CRM

CRM (Customer Relationship Management) є сервісом для автоматизації збору та зберігання персональних даних клієнтів та управління взаємовідносинами з ними. Ця програма не тільки полегшує взаємодію з клієнтами через різні канали зв’язку, а й спрощує облік вхідних звернень та вихідних дзвінків та листів. Широке застосування CRM знаходить у відділах продажу та у сферах, де ключовим є високий рівень клієнтського сервісу.

CRM також надає інструменти для ефективного керування персоналом. З її допомогою можна збирати звіти щодо роботи менеджерів, мотивувати співробітників, відстежувати їх розклад та обсяг роботи.

Відмінні риси CRM, які роблять її унікальною порівняно з ERP:

• Детальні картки клієнтів, що включають не лише особисті дані, а й інформацію про попередні покупки та історію взаємодії.
• Настроювана послідовність дій, що дозволяє автоматизувати рутинні процеси та ефективно управляти планами, дзвінками та завданнями.
• Звільнення від рутинних операцій, таких як відправлення листів, створення рахунків та формування завдань.
• Створення документів з підписом, печаткою та наповненими даними для економії часу.
• Система встановлення цілей та KPI для співробітників, забезпечуючи підвищення їхньої мотивації та ефективності роботи.
• Формування звітів про конверсію угод та лідів, забезпечуючи керівництво всією необхідною аналітикою.
• Автоматичне збирання та обробка даних з різних джерел, таких як телефонія, електронна пошта та веб-сайти.
• Система чату для внутрішнього спілкування.

CRM – ідеальне рішення для різних бізнесів, пов’язаних з продажем товарів або послуг, будь то B2B або B2C. Вона підтримує гнучкість та масштабованість, забезпечуючи сучасним компаніям ефективні інструменти для оптимізації робочих процесів та покращення взаємодії з клієнтами.

Особливості використання ERP

ERP, або Enterprise Resource Planning (планування ресурсів підприємства), є програмне забезпечення, спрямоване управління внутрішніми бізнес-процесами організації. На відміну від інших систем, ERP забезпечує комплексну взаємодію всіх відділів підприємства, включаючи бухгалтерію, склад, виробництво та відділ продажу. Важливо відзначити, що ця система також є ефективним інструментом для зберігання інформації про товари, реалізацію, постачання та замовлення.

Відмінні риси ERP:

• ERP забезпечує точний контроль обсягів постачання та виробництва, а також визначення витрат ресурсів на кожну партію.
• Система включає всі ланки логістичного ланцюга, забезпечуючи відстеження всіх етапів відправки вантажів як усередині підприємства, так і за його межами.
• Від прийому на роботу до управління графіками співробітників та збору необхідної документації – ERP надає HR-фахівцям широкі можливості.
• Керівник може використовувати інструменти ERP для планування виробництва та оптимізації всіх виробничих процесів.
• ERP дозволяє налаштовувати ефективну взаємодію між усіма відділами компанії, забезпечуючи плавний потік інформації.
• В рамках ERP вирішуються завдання ведення бухгалтерії та заповнення податкових декларацій.
• Інструменти для аналізу включають формування різноманітних звітів, діаграм і графіків.

Використання ERP дозволяє налагодити внутрішні процеси підприємства, керувати виробництвом, фінансами та трудовими ресурсами. Особливо ефективні такі системи для великих виробничих підприємств, де необхідне ефективне та комплексне управління всіма аспектами діяльності. Впровадження ERP – правильний шлях до оптимізації та зростання вашого бізнесу.

У чому різниця між системами CRM та ERP

Системи управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM) та системи планування ресурсів підприємства (ERP) є двома ключовими інструментами для оптимізації бізнес-процесів. Основна відмінність між ними полягає в цілях та сферах застосування. CRM сфокусована на покращенні взаємодії з клієнтами, надаючи інструменти для збирання та аналізу даних про клієнтів, а також для автоматизації процесів продажу та обслуговування клієнтів.

З іншого боку, ERP охоплює широкий спектр функцій, охоплюючи весь бізнес-цикл компанії. Вона включає управління фінансами, облік ресурсів, логістику, виробничі процеси та інші аспекти внутрішніх операцій підприємства. ERP спрямована на створення єдиної системи, що поєднує всі аспекти діяльності компанії, що забезпечує централізоване управління та підвищує ефективність.

Таким чином, в той час, коли CRM поглиблено фокусується на взаємодії з клієнтами та управління продажами, ERP прагне інтегрувати всі функціональні області підприємства для більш глобального та збалансованого управління всіма його аспектами. У сучасному бізнесі успішне впровадження обох систем може синергетично доповнити одна одну, забезпечуючи комплексне управління як зовнішніми, і внутрішніми бізнес-процесами.

CRM чи ERP: як зробити правильний вибір для вашого бізнесу?

Коли йдеться про вибір між CRM-системою та ERP-системою, важливо врахувати унікальні потреби вашої компанії. Широкий функціонал CRM зазвичай достатній для багатьох компаній та підприємців, які займаються торгівлею, послугами чи e-commerce. Простота використання та економія роблять CRM привабливим вибором, особливо коли функціонал ERP здається надмірним та система надто громіздкою.

Деякі великі організації вважають за краще використовувати обидві системи одночасно. Наприклад, CRM використовується для взаємодії з клієнтами, потім дані про замовлення передаються в ERP для відстеження виробничих і доставочних етапів.

Багато компаній починають свій шлях із CRM і, у міру зростання бізнесу, відчувають необхідність додаткових функцій, які надає ERP. У таких випадках дані зазвичай синхронізуються через додаткову програму API.

Розглянемо приклад будівельної компанії: CRM використовується для пошуку клієнтів, ведення угод та роботи співробітниками, тоді як ERP відображає процеси, пов’язані із закупівлею будматеріалів та етапами будівництва.

У результаті вибір між ERP і CRM залежить від конкретних потреб і цілей вашого бізнесу. CRM сфокусована на керуванні взаємовідносинами з клієнтами, забезпечуючи ефективну взаємодію та підвищення рівня обслуговування. У свою чергу, ERP охоплює широкий спектр бізнес-процесів, включаючи фінанси, виробництво та управління постачанням. Розумне рішення часто полягає в інтеграції обох систем для повного та гармонійного управління всіма аспектами бізнесу. Це дозволить створити ефективну та збалансовану систему, що сприяє зростанню та розвитку компанії у довгостроковій перспективі.