Віртуальний офіс – це простір для роботи співробітників, розташоване в мережі інтернет. Він дозволяє працівникам фізично знаходитися в будь-якій точці світу і при цьому ефективно взаємодіяти з колегами.

Переваги віртуального офісу:

• Ефективність праці. Співробітники не витрачають час на дорогу на роботу і назад, що позбавляє їх від додаткового стресу, дає додатковий час, покращує концентрацію на робочих процесах.
• Комфортні умови. Працюючи вдома, співробітник знаходиться в комфортних для нього умовах і може приділяти більше уваги сім’ї, краще планувати свій вільний час. Це підвищує робочу мотивацію і знижує стрес від постійної зайнятості.
• Задоволення роботою. Співробітники віртуальних офісів набагато рідше звільняються, що зменшує плинність кадрів і тим самим знижує витрати бізнесу на набір нового персоналу.
• Зменшення числа лікарняних листів. Працюючи з дому, співробітники рідше користуються громадським транспортом і, відповідно, рідше хворіють на простудні захворювання.
• Економія офісного простору. Володіючи реальними офісними приміщеннями, компанія може економити на їх утриманні або здавати їх в оренду, отримуючи додатковий прибуток, якщо її співробітники будуть працювати у віртуальному офісі.
• Наймання співробітників з усього світу. У віртуальному офісі можуть працювати люди з різних країн, що суттєво розширює можливість пошуку потрібного фахівця.
• Економія коштів на початковій стадії розвитку бізнесу. Стартапи зазвичай не мають достатніх коштів і змушені економити, а витрати на утримання офісів є значущими в їх бюджетах. Перехід в віртуальний офіс вирішує цю проблему.
• Економія на робочих місцях. Витрати на обладнання робочих місць тим більше, чим ширше штат співробітників. Віртуальний офіс дозволяє без особливих витрат наймати нових фахівців і надавати їм все необхідне для роботи.
• Професіоналізм співробітників. Справлятися зі своїми обов’язками при гнучкому графіку можуть тільки цілеспрямовані і організовані люди, тому співробітники віртуальних офісів більш професійні в цілому.

Недоліки віртуального офісу:

• Технічні проблеми. При неполадках в мережі складно зв’язатися з керівником або співробітником для з’ясування термінового питання.
• Ризики для ділової репутації. Не всі клієнти і партнери сприймають віртуальні офіси всерйоз, вважаючи такі підприємства несолідними.
• Зниження соціальної взаємодії. Працюючи в домі того, співробітники не розвивають дружні і соціальні зв’язки, і командна робота у віртуальному офісі буде слабкіше, ніж в класичному.
• Ризики для конфіденційності. Імовірність злому віртуального офісу вище, ніж проникнення зловмисників в офіс фізичний.
• Технічно віртуальний офіс вимагає тільки наявність комп’ютера з підключеним інтернетом. Настоянка робочих місць відбувається в хмарі, там же підключаються додатки, що синхронізують роботу офісу.

аренда виртуального офиса може бути корисною в наступних випадках:

1. для компаній, які тільки починають свою роботу;
2. для підприємств, які відкривають представництво в іншому місті;
3. для компаній з невеликим штатом сотрудіков, які працюють віддалено;
4. для підприємців, які більшу частину робочого часу проводять у відрядженнях;
5. для підприємств, які потребують зареєстрованому юридичну адресу;
6. для компаній, яким потрібно терміново відкрити офіс.