Проведення конференцій, майстер-класів, тренінгів та семінарів вже давно стало обов’язковою подією в житті кожної ділової людини. Підготовка заходу включає цілий ряд організаційних моментів, яким потрібно приділити чимало часу і уваги. Поклавши вирішення технічних питань, таких як оренда залу для тренінгу, на фахівців компанії, можна не сумніватися в успішному результаті. Такий підхід дозволить заощадити масу ресурсів і приділити більше часу програмі заходу.

На що звернути увагу при оренді конференц-залу

Запорукою успішного проведення будь-якого заходу буде правильний підбір конференц-залу. Приміщення повинно бути комфортабельним і функціональним, щоб зустріч проходила в невимушеній обстановці, а учасники могли повністю зосередитися на програмі тренінгу. Наявність техніки високого рівня і її справність дозволять уникнути витрат часу на усунення неполадок і ефективно провести зустріч. Варто обговорити можливість координування фахівцями компанії проживання, трансферу, кейтерингу. Перейти на сайт та дізнатись все про замовлення залів можна за посиланням.

При організації семінару, тренінгу або іншої події, потрібно звернути увагу на наступні нюанси:

1. територіальне розташування;
2. зручна транспортна розв’язка;
3. місткість залу;
4. комфортабельність і естетичність оформлення;
5. якість технічного оснащення;
6. наявність додаткових послуг.

Організаційних питань досить багато, всі вони вимагають певних знань і розуміння тонкощів. Існує кілька правил вибору конференц-залу, на яких варто зупинитися більш докладно.

Територіальне розташування

При підборі місця проведення тренінгу необхідно подбати, щоб гості могли зручно добиратися до місця його проведення. Організація заходу за межею міста може стати причиною скрутного прибуття. У цьому випадку доцільно подбати про проживання поблизу адреси проведення події, або уточнити наявність трансферу. Вибір на користь центру міста також має свої складності, знаючи які, можна завчасно подбати про комфорт.

Рекомендується враховувати:

1. завантаженість центру в будні дні;
2. наявність пробок;
3. вибір різних транспортних засобів;
4. розміщення поблизу паркінгу або паркування для особистих автомобілів.

Ідеального місця, звичайно ж, не існує. Проте, варто зупинити свій вибір на більш доступною і відомою локації, адреса якої не доведеться довго шукати, а також врахувати наявність хорошої транспортної розв’язки

Вибір приміщення

Перед орендою залу слід визначитися з кількістю учасників. Необхідно вибрати приміщення, площа якого не буде дуже маленькою і дозволить гостям відчувати себе комфортно, але і не дуже великий, щоб не було потреби переплачувати за зайві квадрати. Приблизний розрахунок площі на одну людину становить 4,5-5 м3 вільного простору. Якщо кількість людей приблизне, слід уточнити можливість добавки або видалення посадочних місць.

Приміщення повинно бути оснащено:

• хорошою системою вентиляції;
• опалювальною системою і кондиціонерами;
• достатнім освітленням;
• хорошою шумоізоляцією;
• санвузлом зі справною сантехнікою;
• місткою вбиральнею.

Дизайн приміщення грає важливу роль. Увага учасників не повинні відволікати зайві предмети інтер’єру, яскраві кольори або інші нефункціональні атрибути. Меблі краща комфортна і доречна, з урахуванням необхідних форм і пропорцій. Слід також враховувати розташування меблів, щоб учасники могли вільно пересуватися при необхідності.