Серьезная конкуренция в сфере продуктовой розничной торговли заставляет компании национального и регионального уровня активно применять промоакции. Они позволяют увеличить посещаемость, продажи и даже лояльность, эффективно распродать остатки продукции. Правда, с последним пунктом не все так однозначно, ведь многое зависит от эффективности управления запасами.

Раньше эту работу «в ручном режиме» выполняли товароведы, сегодня все больше ритейлеров переходят на использование автоматических систем. Они позволяют снизить риски от неточных прогнозов, буквально исключают так называемый «человеческий фактор» и обеспечивают продуктовым сетям другие выгоды, включая увеличение оборачиваемости товаров.

Подробнее о том, что такое автоматическое управление запасами, как подобные системы внедрять и что они дают, мы рассмотрим на опыте крупного харьковского ритейлера «КЛАСС». Но давайте обо всем по порядку.

Почему представителям ритейла важно правильно управлять запасами?

Грамотная работа с запасами требуется розничным торговым компаниям всегда. От этого зависит наполненность полок товарами с одной стороны и отсутствие списываемых излишков с другой. Традиционно соответствующие расчеты и заказ новых товарных партий — это работа таких специалистов, как товароведы. Хотя в некоторых случаях подобные обязанности возлагаются на другой персонал. В обычном штатном режиме подобный ручной заказ достаточно эффективно работает, хотя исключать ошибки из-за человеческого фактора нельзя.

Намного сложнее обстоят дела с промо, то есть акциями. Причем подобное характерно и для небольших, и для крупных торговых сетей. У первых численность акционных позиций идет на единицы, но зачастую производители сообщают информацию о скидках буквально день в день, а общий небольшой ассортимент продукции может вылиться в увеличение продаж из-за промо в 5-7 раз и более (подобное сложнее предсказывать).

У крупных супермаркетов регулярно под промоакции попадает большое число позиций. Допустим, у «КЛАССа» — приблизительно 5000 товарных единиц в неделю. Сделать по ним точные прогнозы в условиях дефицита качественной аналитики сложно даже опытному товароведу. А цена ошибки достаточно высока. Дополнительной проблемой могут быть и разные графики поставок. Например, один товар, участвующий в акции, провозят ежедневно, а другой — через 1-3 дня. Или графики поставок отличаются для разных магазинов.

Заниженный прогноз по заказу акционного товара в точку продаж ведет к пустым полкам и недополученной прибыли (распродать было можно явно больше). Завышенный прогноз приводит к возникновению излишков. А в случае с продуктами питания, которые быстро портятся, подобное чревато списанием. В результате в ручном режиме чаще товароведы идут на меньшее из зол: со скоропортящейся продукцией им лучше занизить прогноз, тогда как с товарами длительного хранения допустимо завышать.

Но подобный подход сложно считать образцовым. Часто в рядах с акциями на мясо, свежую рыбу и кондитерские изделия с коротким сроком годности зияют пустоты, зато от консервов, алкоголя и другой продукции, которая хранится долго, полки попросту завалены.

Также к нежелательным последствиям неудачных акций с точки зрения планирования запасов относится необходимость предоставлять дополнительные скидки (уже от самой торговой сети) на оставшийся после распродажи акционный товар.

Как правило, неудачи по акциям (упущенные продажи и/или чрезмерные излишки) не анализируются и не учитываются в будущем, в связи с этим ошибки могут повторяться снова и снова. Решением в данном случае может стать только внедрение автоматизации.

Именно такой путь выбрал харьковский ритейлер «КЛАСС», который продолжительное время формировал заказы для поставщиков исключительно в ручном режиме и испытывал дефицит качественной аналитики по ранее проведенным промо.

Что нужно перед внедрением системы автоматизации управления запасами?

Первым ответственным решением перехода на автоматическое управление запасами является ответ на вопрос: покупать готовое решение от стороннего разработчика (вендора) или самостоятельно создавать специальное программное обеспечение. В 9 из 10 случаев сегодня выбор делается в пользу вендора. Это не только менее дорогостоящий, но и быстрый вариант с более предсказуемыми результатами.

Далее нужно четко понимать, для чего внедрять автоматические системы оптимизации запасов. Да, в общих чертах суть ясна. Надо защититься от ошибочных прогнозов, исключить человеческий фактор, повысить эффективность акций. Но в действительности нужно больше конкретики.

К примеру, сеть «КЛАСС», по словам Анатолия Сергейчука, главы отдела по управлению товарными запасами, преследовала такие цели:

• улучшение периода оборачиваемости товаров;

• анализ и управление недополученной прибылью (то есть упущенными продажами в ходе акций и не только);

• повышение эффективности промо мероприятий;

• сокращение количества запасов с ориентиром на так называемый «чистый склад» без залежавшейся продукции;

• централизация управления товарными запасами для сети в целом.

В соответствии с поставленными целями можно подбирать вендоров и те программные продукты, которые помогут их достичь. Нужно проанализировать функциональность ПО и сопоставить ее с возможностью решить имеющиеся проблемы ритейлера. Сеть «КЛАСС» в результате выбрала систему ABM Inventory.

Как осуществляется внедрение и какие результаты получила компания «КЛАСС»?

Сложность внедрения тех или иных автоматических решений у крупных ритейлеров зависит от многих факторов. Как правило, чем более открыта для технических новшеств и усовершенствований компания, тем проще все проходит. В сети «КЛАСС» отмечают, что все прошло достаточно легко и быстро (до 3 месяцев).

Первым делом был проведен экспресс-анализ бизнес-процессов, связанных с управлением запасами. За счет того, что 98% ассортимента супермаркетов пополнялись с центрального склада, изменять методологию или выстраивать централизованную систему с чистого листа не потребовалось. В ситуации, когда общего склада нет, это было бы необходимо (или же пришлось бы отказаться от цели централизации управления запасами).

Следующим этапом стала стандартизация данных в единый вид, необходимый для переноса в систему автоматического управления запасами. Одновременно проводилось обучение персонала. Как правило, этот этап является самым ответственным и непростым, ведь любые новшества встречают определенное сопротивление. Людям нужно время, чтобы разобраться в предлагаемых изменениях, принять их и двигаться вперед.

Даже тот факт, что процедура внедрения автоматизации практически совпала для сети «КЛАСС» с началом коронавирусной эпидемии, не повлиял на итоговые результаты. Хотя в первое время нагрузка на персонал возросла действительно сильно: на новые оперативные задачи (обучение) накладывались серьезные внешние вызовы.

Спустя год после внедрения автоматического управления запасами уже можно говорить о реальных результатах такого новшества. Сегодня уже 99% всего ассортимента ритейлера управляется не вручную, а с помощью программного обеспечения.

Главными результатами называется следующее:

• повышение оборачиваемости товаров на 11%;

• снижение общего количества запасов в сети на 13%

• сохранение или даже увеличение показателей продаж;

• падение значения упущенный продаж из-за дефицита на полках с 5 до 2.5%.

Автоматизация ощутимо повышает качество прогнозов и делает промо более управляемыми. Все изменения спроса анализируются, а формируемые шаблоны по ранее проведенным акциям используются при новых, что в дальнейшем позволит управлять запасами еще более эффективно.

Немаловажно, что централизованная автоматическая система управления запасами эффективно масштабируется, то есть с открытием новых супермаркетов не придется нанимать дополнительных специалистов, выстраивать соответствующие бизнес-процессы с нуля. А это еще один значимый плюс для успешного харьковского ритейлера.

В сети «КЛАСС» уверены, что автоматизация для современного бизнеса крайне важна. Ее по возможности нужно внедрять в любые бизнес-процессы, иначе говорить о каком-то развитии вообще сложно. А если нет развития, то компания на таком конкурентном рынке, как украинский ритейл, быстро станет аутсайдером.